SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN TERHADAP PERENCANAAN STRATEGI PADA PT KAI

 Pengertian Perencanaan Strategi

Perencanaan strategi dapat diartikan sebagai suatu proses yang memutuskan apa sajakah  program-program atau hal-hal yang akan perlu  dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan kesetiap program selama beberapa tahun kedepan. Perencanaan strategis bersifat sistematis dan jangka panjang, terdiri dari kumpulan prosedur dan mencakup beberapa tahapan dalam pelaksanaannya.

Tahapan Perencanaan Strategi

Tahapan perencanaan strategi, terdiri dari berikut ini :

1. Merancang visi, misi, dan sasaran organisasi. Visi, misi, dan sasaran organisasi merupakan platform sebuah organisasi. Visi adalah sebuah gambaran mengenai tujuan dan cita-cita di masa depan yang harus dimiliki organisasi sebelum disusun rencana bagaimana mencapainya (Susanto, 2008). Misi adalah bagaimana cara mencapai visi tersebut. Rencana strategis adalah implementasi dari visi, misi, dan sasaran tersebut.

2. Memahami kondisi organisasi pada saat ini. Proses memahami kondisi organisasi perlu dilakukan agar rencana strategis yang dihasilkan dapat benar-benar dilaksanakan dan sesuai dengan kondisi organisasi. Proses memahami kondisi ini juga termasuk di dalamnya menganalisis berbagai sumber daya yang ada di dalam organisasi untuk pelaksanaan rencana strategis.

3. Menentukan prioritas kerja. Prioritas kerja berhubungan dengan rencana apa yang menjadi prioritas untuk terlebih dahulu dilaksanakan, termasuk di dalamnya terdapat proses analisis apakah ada keterkaitan antara rencana yang satu dengan rencana lainnya.

4. Menyusun rencana strategis pencapaian tujuan berdasarkan prioritas kerja. Setelah dibuat gambaran prioritas kerja, baru kemudian dibuat rencana strategisnya. Penyusunan rencana strategis di antaranya mencakup tujuan yang ingin dicapai, urutan waktu pelaksanaan, sumber daya yang digunakan, pihak-pihak yang terlibat, dan berbagai hal lainnya.

5. Memonitor pelaksanaan dan melakukan pembaharuan jika diperlukan. Setelah rencana strategis secara resmi ditetapkan, pada tahap pelaksanaannya manajemen tentu harus tetap memonitor pelaksanaan di lapangan. Proses monitor diperlukan untuk mengetahui apakah rencana strategis telah dilaksanakan atau belum, di samping itu kegiatan pemantauan diperlukan untuk proses pembaharuan apabila diperlukan dalam pelaksanaannya.

Proses Perencanaan Strategis

​Proses perencanaan strategis melibatkan seluruh lini organisasi. Tujuannya adalah agar proses pengkomunikasian rencana strategis dapat berjalan dengan baik dan dapat dijalankan secara bersama-sama. Karena proses perencanaan strategis memiliki peranan yang cukup penting, beberapa organisasi besar bahkan memiliki unit perencanaan tersendiri yang memikirkan rencana pengembangan organisasi ke depannya. Ide-ide untuk rencana strategis yang dirumuskan dapat berasal dari berbagai pihak, bisa dari manajemen level atas, level menengah, level bawah, seluruh pegawai, maupun pihak eksternal. Melibatkan seluruh pegawai dalam perumusan rencana strategis dapat berjalan efektif karena mereka lebih mengetahui situasi dan permasalahan di lapangan, sehingga rencana strategis yang dibuat dapat lebih aktual sesuai dengan isu yang sedang berkembang.

Strategi juga memiliki sudut pandang tujuannya yang dibagi menjadi empat kategori berikut ini :

1. Strategi pertumbuhan. Strategi ini bertujuan untuk memperbesar organisasi dan ekspansi kegiatan organisasi tersebut.

2. Strategi pengurangan. Dilakukan dengan cara mengurangi skala organisasi untuk kepentingan efisiensi dan meningkatkan kinerja.

3. Strategi stabilitas. Strategi dengan tetap berfokus pada kegiatan yang telah dilakukan saat ini dengan mengurangi tekanan untuk pertumbuhan dan tanpa mengurangi komitmen pada beberapa perubahan operasi utama.

4. Strategi kombinasi. Melakukan kombinasi dari beberapa strategi yang ada, untuk menghadapi lingkungan yang dinamis dengan tingkat persaingan yang tinggi dan kompleks.

Penerapan sistem pengendalian manajemen terhadap PT KAI 

Dalam pengendalianya manajemenya, PT.KAI merencanakan penerapan strategi agar terus dapat bertahan dan berkembang. Meskipun PT KAI tidak memiliki pesaing di bidang transportasi kereta api akan tetapi PT KAI masih harus bersaing dengan moda transportasi umum lainya. 

Banyak Strategi yang direncanakan PT  KAI, hal itu diantaranya seperti perbaikan kualitas pelayanan dan keamanan bagi para penumpangnya, jika dilihat dari transformasi kereta api dulu dan sekarang sudah banyak sekali perubahanya seperti kondisi lokomotif yang bersih, adanya air Conditioner, adanya securty sebagai pengaman, dan lain sebagainya. 

Kemudian strategi lainya juga dilakukan dengan menambah rute perjalan agar dapat mencakup banyak daerah serta menambah argo keberangkatan dalam perayaan tertentu seperti libur lebaran idul fitri, libur tahun baru, dan perayaan lainya. 

Strategi lainya adalah PT KAI mengembangkan bisnisnya dengan tidak hanya mengangkut penumpang, tapi juga mulai merambah dalam pengankutan barang (hantaran paket, batu-bara, pertamina, pasir, air mineral, baja coil, semen dll), restorasi, parking, wisata, perhotelan, property, jasa, dan lain sebagainya.

 

 

 

 

 

Proses Sistem Pengendalian Manjemen pada PT. Kereta ApiIndonesia (Persero)

1. Penyusunan Program (Perencanaan Strategi)

Perencanaan strategi merupakan tahapan awal dari pelaksanaan suatu kegiatan. Pada tahap ini ditetapkan tujuan/sasaran, cara pelaksanaan, kebutuhan tenaga dan dana, waktu pelaksanaan, dan persyaratan serta peraturan yang harus ditaati. PT. Kereta Api melakukan perencanaan strategi sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang diselenggarakan melalui Daerah Operasi di wilayah geografisnya, yaitu mencakup :

a. Target pendapatan dan efisiensi biaya.

b. Keselamatan, pelayanan, keamanan, dan ketepatan waktu.

c. Kesiapan dan kegandalan saranalprasarana perkeretaapian.

d. Terselenggaranya proses penigkatan kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan

e. Melaksanakan program Corporate Social Responsibility (CSR). Pelestarian cagar budaya dan kelestarian lingkungan.

f. Optimalisasi sumber daya perusahaan

g. Terkendalinya operasi perjalanan Kereta Api serta keamanan dan ketertiban.

h. Terkendalinya aktivitas operasi layanan konsumen, penjualan dan cusomer care

i. Efektivitas penyelenggaraan kerjasama kemitraan dengan pihak eksternal.

 j. Terjaganya perimbangan alokasi sumber daya terkait dengan angkutan Kereta Api jarak jauh dan Kereta Api jarak pendek.

k. Terkoodinasinya seluruh aktivitas operasi bisnis perketeraapian yang diselenggarakan di wilayah geografisnya, baik aktivitas unit-unit organisasi di Daerah Operasi maupun aktivitas yang diselenggarakan oleh unit vertikal Kantor Pusat.

l. Memastikan bahwa semua resiko pada proses bisnis di dalam lingkup Daerah Operasi didentifikasi, diukur (assessed), dievaluasi, direspon/dimitigasi, dikontrol dan dipantau dengan semestinya seeara berkelanjutan.

m. Mewakili Perusahaan di wilayah geografisnya dalam hubungannya dengan publik eksternal sesuai lingkup tanggung jawab dan bisnis Daerah Operasi.

 

2. Penyusunan Anggaran

Anggaran membentuk manajemen didalam perencanaan,pengkoordinasian dan pengendalian kegiatan perusahaan. Anggaran menjadi pedoman bagi setiap aktivitas, memberi balasan tanggung jawab atas kegiatan perusahaan, dan menilai efisiensi penggunaan sumber daya yang ada untuk meneapai tujuan yang telah ditetapkan. Dasar penyusunan anggaran PT. Kereta Api barn terbentuk setelah mengalami suatu proses yang eukup panjang dan membutuhkan waktu yang eukup lama yaitu melalui RKAD (Reneana Kerja dan Anggaran Dasar). PT. Kereta Api setiap awal bulan selalu membuat RKAD yang dilakukan oleh setiap divisi di PT. Kereta Api dimana hal tersebut dilakukan untuk menguraikan pengeluaran-pengeluaran yang akandilakukan kemudian setiap divisi tersebut meminta NPD (NotaPermintaan Dana) kepada Divisi Keuangan. Pada akhir bulan setiap divisi mengevaluasi kembali RAD dan melaporkannya ke bagian A-61. Adapun prosedur yang digunakan untuk penyusunan anggaran yaitu

a. Usulan anggaran daerah (Bottom Up)

Berdasarkan realisasi periode tahun lalu dan periode tahunyang akan datang.

b.Penilaian anggaran daerah oleh kantor pusat

Anggaran yang diterima kantor pusat dari daerah biasanya belummempertimbangkan corporate plan. Adanya keterbatasan dana dalam DIP (Daftar Isian Proyek),serta sasaran perusahaan secara keseluruhan dan kebijaksanaan pimpinan puncak dalam rangka menghadapi tahun yang akan datang. Hal ini sebagai dasar bagi kantor pusat untuk menilai, memadukan dan memproses seluruh masukan didalam penyusunan anggaran memadukan dan memproses seluruh masukan memadukan dan memproses seluruh masukan didalam penyusunan anggaran.

c. Proses penyusunan RKAD

Penyusunan Rencana Kerja Anggaran didasarkan pada : 

• Usulan-usulan daerah

• Rencana-rencana yang digunakan dalam Corporate Plan.

• Kemungkinan tersedianya kas dari sumber-sumber yang terdapat pada perusahaan.

• Sasaran serta kebiksanaan pimpinan puncak dalam menghadapiperiode tahun yang akan datang.

3. Pelaksanaan

Pelaksanaan anggaran merupakan informasi yang sangat penting di dalam pengendalian manajemen untuk mengevaluasi hasil-hasil yang telah ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan anggaran di PT. Kereta Api disusun per triwulan (Triwulan I dari bulan Januari - Mart. Triwulan II dari bulan April - Juni, Triwulan III dari bulan Juli - September, dan Triwulan IV dari bulan Oktober - Desember). Dari laporan ini manajemen memperoleh informasi mengenai realisasi anggaran. Apabila hasil perbandingan antara anggaran dan realisasi yang temyata menguntungkan, maka keuntungan tersebut dijadikan pedoman dalam penyusunan anggaran pada masa yang akan datang.

4. Evaluasi Kinerja

Evaluasi atas kinerja di PT. Kereta Api digunakan sebagai dasar untuk pengendalian, pengendalian ini berupa evaluasi terhadap penyimpangan dari pelaksanaan anggaran dan penjelasan mengenai penyimpangan tersebut. Sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan berupa, perbaikan pelaksanaan, perbaikan anggaran, perbaikan program atau perumusan kembali strategi untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, evaluasi kinerja di PT. Kereta Api bisa dilihat dari adanya prestasi kerja yang mencakup kepada efisiensi dan efektif tidaknya suatu pusat pertanggung jawaban menjalankan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Terdapat berbagai cara perusahaan untuk meningkatkan motivasi kerja para manajer, salah satunya dengan memberi penghargaan kepada mereka yang telah bekerja dengan baik. PT. Kereta Api sebagai salah satu perusahaan dengan jumlah karyawan yang mencapai puluhan ribu berusaha memberikan sesuatu yang lebih kepada para karyawannya, dalam hal ini para karyawan sebagai garis depan (front liner), denganmengadakan suatu ajang penghargaan khusus bagi mereka. Penghargaan ini diberikan sebagai ajang pembinaan personil dan evaluasi bagi pihak manajemen terhadap kinerja personil lapangan.

 

Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Manajer di PT. Kereta pi Indonesia (Persero)

Pengendalian manajemen dibentuk sedemikian rupa sehinggaefektivitas sistem pengendalian dapat tercapai, untuk memberikankeyakinan yang berperan dalam pencapaian tujuan, tujuan tersebut dikategorikan sebagai berikut :

1. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi.

Sistem informasi menjadi begitu penting bagi perusahaan dalam rangka mensikapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan sarana teknologi informasi. Sistem informasi tersebut dibagi ke dalam 2 aspek, yakni :

a. Informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan organisasi dan berbagai laporan lainnya.

b. Sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkaitdengan berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat keberhasilan kineria

2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku.

Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlakudapat dicapai melalui sistem pengendalianmanajemen.Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan usaha koordinasi yang dibentuk dalam suatu sistem pengendalian di dalam perusahaan.

3. Melindungi aset perusahaan.

Pada umumnya pengendalian dibentuk dan dimplementasikan untuk melindungi aset perusahaan. Penggunaan kekayaan perusahaan dilakukan dengan cara sistem otorisasi yang telah ditetapkan,

dan pertanggungjawaban perusahaan yang dicatat dibandingkandengan kekayaan yang sesungguhnya ada.

4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.

Sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi manajemen organisasi adalah memperoleh keluaran atau hail yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai hasil tertentu dengan biaya yang minimal Standar operasi memberikan kriteria pengukuran untuk menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi. Hal tersebut didukung dengan adanya kriteria penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalamlaporan keuangan. Kriteria penilaian tersebut dituangkan dalambentuk indikator keberhasilan kineria.

 

Sistem pengendalian manajemen yang terdapat pada PT. Kereta Api menunjukan batas-batas tanggung jawab yang jelas,pendelegasian wewenang dan uraian tugas serta hubungan antara bagian- bagian yang terdapat dalam suatu organisasi. Sistem pengendalian manajemen pada PT Kereta Api Indonesia terdiri dari perencanaa strategi, penyusunan aanggaran, pelaksanaan, dan evaluasi kinerja. Perananan sistem pengendalian manajemen pada PT Kereta Api Indonesia ditujukan dengan diperolehnya keterandalan dan integritas informasi, serta pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efesien.

Penulis : 

Wening Sekar Astuti 

Yulianto Pati Nunang 

Yusri Hasanah

Prodi S1 Akuntansi - Fakultas Ekonomi Bisnis Universitas Pamulang